在具体主持会议时，不可能也没有必要对每一个会议中的主持者该做什么、该说什么都提供一个现成的答案，这些只能靠会议主持者灵活把握和运用。但是，这不等于说没有规律可循。有一些基本宗旨是我们在主持会议时必须遵守的。
●会议主持者的素质与修养
会议能否成功，与会议主持者的素质和修养关系甚大。因此，会议主持者要注意以下几个方面：
1.切忌一言堂
在主持有关思想观念的会议的时候，主持者的主持艺术表现在于：切忌一言堂，要发扬民主，提倡百家争鸣，能将其中的精华吸收到自己的总结中来。千万不要在与会者发表了10条意见之后，主持者再发表排斥这10条意见的第11条意见，这样下去，久而久之，参加会议的人就少了，会议的气氛也必然窒息。这对会议主持者来说，是种很大的危险。
2.注意发挥各人的个性
上司最容易犯的毛病，就是在会议上强求通过自己的意见，他总是不切实际地希望下属与自己有着同样的个性、看法和想法。这在客观上是根本办不到的。上司不仅应当承认还必须尊重他人的个性，并善于设法利用他人的个性去争取工作的成功。
3.加强引导，批评要有建设性
既然会议是一个群体在进行讨论，总难免发生某些冲突，有时甚至进行人身攻击。在这种情况下，会议主持人往往不得不对某个人或某些人进行批评。但是批评时应当竭力避免同他们发生冲突，如果会议主持者与他们发生直接冲突，会议就会陷入僵局。在批评之前，主持者最好先对他们作一番鼓励和夸奖，使他成为你的朋友，然后再良言苦口、善进忠言，并且应当在批评中带有建设性，使被批评者真正明白其道理。
4.声音要洪亮，举止要适当
会议主持者洪亮的声音，会立即反映出他的朝气、信心和魄力，有一种无形的感染力。还应当注意举止要适当，比如，不必过分地指手画脚，不应咬着烟斗讲话；动作也要注意，如不能不时地推推眼镜，把眼镜拿下来擦一擦，玩一玩手上的铅笔，搔搔头，抖抖腿，等等。这些事情虽然很小，却会分散与会者的精力，影响你的威信。
5.会议的时间不可太长
据生理学家研究表明，参加开会和讨论时，人的脑力最佳状态只能保持40～45分钟，人在生理上产生疲劳感的界限是1小时。超过这个界限，与会者的注意力就会松懈，会场上就会出现窃窃私语和轻微的骚动。在这种情况下，主持者如果坚持继续开会，多数发言者就只能重复别人的发言，而显现不出创见。生理学家们给这种状态专门取了个名称，叫作“反面活动阶段”。在这个阶段，主持者会很难驾驭与会者，这一阶段通过的决议，容易带上“激进”的色彩。如果会议开得过长，许多与会者一心想快点散会，将会对通过的决议采取无所谓的态度。因此，最紧凑、最有效的会议，一般不应超过1小时。多数与会者需要30～40分钟才能恢复良好的自我感觉，这样才能保持良好的会议效果。
6.要避免炫耀自己的业绩
上司在会上吹嘘自己的业绩，以此想抬高自己的威望，其结果必然适得其反。一般情况下，与会者对他所欣赏的人的心理状态是，希望从上司的谈吐中，得到如何把工作搞好的启发，而不是想听他过去的“丰功伟绩”。
●言之有度，掌握时机和分寸
开会时往往有这种情况：有时大家意见比较集中，而会议主持人却不能及时总结，提请大家转入另一项议题，便出现了冷场，拖延了时间；在征求大家意见时，有的人一声不吭，有的人翻来覆去，谈不到点子上，越扯越远；也有时人们争论不休，互不服气……
会议上发生了冷场、争论、跑题等情况怎么办？这就要求会议主持人能够细致了解会议进程，掌握与会人员的心理，恰到好处地、适时地对会议进行引导。意见基本一致时，立即终止；意见大同小异时，允许求同存异，及时终止；很难一致时，下次再议；对于离题太远的发言，会议主持者可寻找时机予以引导、提醒，拉回到正题。为了不分散大家的精力，不浪费大家的时间，不冲击会议的中心议题，主持者必须十分注意掌握讲话的时机和火候。
除此之外，会议主持者还要注意掌握说话的分量和分寸。这也是“度”的一种要求。
语言的分量是由词意和态度两个主要因素构成的。词意是指语言的本意，态度是指表达时所持的表情和情绪。比如，上司在主持会议时，要批评下级人员的工作差错或较大的失误，这里就有个分量问题。如果是个别的、一般性的差错，而批评的分量过重，未免有小题大做之嫌，被批评者不服气，大家也不满意。如果是较大失误，而批评分量过轻，既达不到教育当事人的目的，又给大家一种袒护当事人、文过饰非之感，不能使人闻者足戒。当然，不做具体分析，以理服人，而是无限上纲、乱批一通，也不会有好效果。因此，根据问题的性质、程度，在讲话的时候，就有一个轻重之间怎样才算适宜的分寸问题。
分寸是衡量语言分量的尺度。而要把握好分寸，一是注意词意上的细微差别，尤其是同义词、近义词之间的细微差别，二是注意态度和语调的区别，这种分寸也是会影响到分量的。我们的目的是，既要弄清问题，又要教育下属。指出问题的严重性，进行严肃的批评，不一定非要大嗓门、声色俱厉不可。语言尖刻，态度粗暴，甚至出口伤人，以挖苦、讽刺、嘲笑他人为乐事，必定造成对方的反感和抵触，不利于问题的解决，也不利于团结。
●因会制宜，善于调动大家的情绪
上司主持会议，当然希望吸引听众，调动听众的积极性，使他们更多地接受会议精神。因此，针对不同的会议，把下属的情绪鼓动起来，刺激下属的兴奋点和吸引其注意力，就是上司主持会议过程中充分发挥语言艺术的一个重要课题。
大家都知道，会议有不同的类型，有不同的要求，作为会议主持者就要因会制宜、区别对待，在语言的运用上赋予不同的感情色彩。譬如在庄严的会议上，语言则应注意严肃性、规范性；在欢庆会上，语言则应热烈喜庆；在工作部署会上，语言应清晰、准确、明快；在动员、誓师会上，语言就必须富有鼓动性，以提高人们的决心与信心、干劲和勇气。不同的语言，应与不同的会议及不同的气氛相协调、相配合、相一致。
在会议上，调动下属情绪，要靠真情实感来产生共鸣，不能大喊大叫、捶胸顿足，不能巧言令色、甜言蜜语，也不能低眉顺眼、博取同情。要用真实的语言、真实的感情，还要靠对下属的信任、理解和尊重。
●声音响亮有力，语调富有变化
主持者主持会议时，要让每一位与会者听到你的声音，这是最基本的要求。规模大一点的会议，则可借助麦克风、喇叭等工具。说话应该有力度，声音洪亮、吐词清楚，节奏适当，声音中表现出自信、向上的力量，而不能有气无力，或者平铺直叙、缺乏活力。会议主持者通过语调的变化，表达出各种思想观点和思想情感，同与会者产生思想情感上的共鸣，使自己的讲话有较强的感染力、震撼力。庄重、严肃的会议，要求语调平缓、凝重；欢快、轻松的会议，要求语调轻快、流畅。
●有头有尾，善于总结
会议既然有开头，也就应该有结尾。会议在行将结束之前，一般说来，会议主持者应作简明扼要的总结、归纳，将有关信息、讨论情况、所达成的共识，进行概括性的说明。同时，对会后的具体要求、需要落实的工作，加以部署强调。总结应力求客观、符合实际，切不可言过其实，以致形成不解决实际问题的会风。对会议的总结，在看到成绩的同时，也要及时、适度地指出存在的问题及今后需要努力的方面。会议的总结，往往能起到提醒、强化信息的积极作用。